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隨著全球業務正在國際化，人們需要經常即時見面、溝通。雖然差率費這樣的支出在企業的收入中雖然占不了很大比例，但是其他一些不可見的因素往往對企業的發展有著很重要的影響。而視頻會議系統的出現能夠助企業提高生產效率、即時把握市場動向，提高團隊協同工作的效率，這些因素對于企業來說，通常都是重要的。那么，為什么要建設視頻會議系統呢？
對于企業來說，采用視頻會議系統能夠即時把握市場，贏得具有競爭力的優勢。對于教育機構來說，能夠將不同區域的學生和教師連接起來，共同分享課堂內容，互相學習。對于公共機關來說，能夠提供即時的信息，增加系數，為各種緊急事故提供關鍵的通信工具。
視頻會議軟件系統的好處，只有當人們在看到和聽到不同區域的與會者，并感覺到如同在一個房間里，這個時候人們才能體會到其好處。但現在，由于處理能力、寬帶以及其他一些因素的限制，視頻會議系統在質量也是有所限制的。在許多情況下，廠商所承諾的“現實體驗”有部分已經能實現了。
與傳統的視頻會議系統相比，新的高清視頻系統解決方案能夠提供的分辨率比10-15年前的系統高出了10倍。現在系統運行的分辨率成為FCIF（352×288像素），而高清系統的分辨率為1980×1080全高清。意義上來講，這就是看見對方與清晰感受到對方表情的不同之處。
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